مهارات تعدد المهام وكيفية تطويرها 

الكثير من الوظائف تتطلب تعدد المهام ، وفي عالم الأعمال اليوم، في معظم الوظائف ، يجب أن يكون الموظفون قادرين على تحقيق التوازن بين المهام المتعددة التي تتنافس على الطاقة والوقت. يتوقع أرباب العمل من موظفيهم تحديد أولويات متعددة بشكل أفضل. لذلك عند البحث عن وظيفة ، أو التقدم لوظيفة أخرى ، تذكر أن أصحاب العمل يريدون معرفة ما إذا كان يمكنك القيام بمهام متعددة بشكل جيد.

ما هو تعدّد المهام أو الـ Multitasking؟ 

تصف مهارات تعدد المهام القدرة على أداء أنشطة العمل المختلفة في وقت واحد والتركيزعلى مهام متعددة في نفس الوقت. نتيجة لتعدد المهام الفعال ، يمكن للموظفين تلبية متطلبات الوظيفة ، وخدمة العديد من العملاء أو العملاء في نفس الوقت بنفس الكفاءة والجودة ، وعدم ارتكاب الأخطاء مطلقًا.

كيف أطور مهاراتي في تعدّد المهام؟

فيما يلي مجموعة من الأساليب والخطوات العملية لمساعدتك على تطوير القدرة على مشاركة وقتك بين المهام المختلفة ، أو ما قد يفكر فيه الآخرون في تعدد المهام.

• قم بعمل قائمة مهام:  من الواضح أن العديد من الموظفين يقللون من أهمية إنشاء قائمة مهام، ومع تداخل المواعيد النهائية ، لا يستطيع عقلك أن يقرر ما يجب فعله. تأكد من إنشاء قائمة بالمهام اليومية التي يجب إكمالها. يساعدك هذا على تذكر المهام المهمة والاهتمام بالمواعيد النهائية القادمة. تتوفر العديد من التطبيقات والبرامج المتخصصة في هذا الصدد. يمكنك أيضًا إنشاء قائمة مهام يدويًا ، ولكن في كلتا الحالتين، من الجيد الاحتفاظ بهذه القائمة في متناول اليد والرجوع إليها بانتظام حتى لا تنسى أي شيء.
• تنظيم أولوياتك: تحديد وتنظيم أولوياتك هو الخطوة الأولى على طريق النجاح. يستطيع معظم رجال الأعمال الناجحين الحفاظ على التوازن بين حياتهم العملية والشخصية. هذا لأننا نعرف بالضبط مقدارالوقت الذي نقضيه في إكمال كل مهمة. تذكر أن حياتك لا يجب أن تكون مجرد عمل، فأحيانًا يجب أن تستمتع وتوازن بين العمل والحياة. إذا قمت بتنظيم أولوياتك ، حدد الأكثر أهمية والأقل أهمية ، وقسمها إلى أيام من الأسبوع والتزمت بتنفيذها في الوقت المناسب ، ستجد أنه يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل. احصل على مزيد من الوقت للراحة والاسترخاء.
• العمل في مهام متشابهة: إحدى الطرق الناجحة للانتقال بسهولة بين المهام هي العمل على مهام متشابهة أو مترابطة. من المرجح أن تفقد التركيز وتضيع المزيد من الوقت كما لو كنت تعمل في مهام متعددة مختلفة أو منفصلة عن بعضها البعض. لذلك حاول دائمًا القيام بمهام مماثلة معًا. سيؤدي تحويل تركيزك بين المهمتين إلى تسهيل الأمر وزيادة احتمالية تنفيذه بشكل صحيح.
• تجنّب المُلهيات: إذا كنت ترغب في إنجاز عملك ، فأنت بحاجة إلى تجنب كل مصادر التشتيت. تستهلك هذه العملية الكثير من الطاقة ، خاصة عند القيام بمهام متعددة. عندما يصرفك شيء ما ، يكون الضغط أكبر. ابحث عن مكان مناسب للعمل بالطريقة التي تريدها ، على أن يكون خالي من المشتتات والمقاطعات والضوضاء. بالتأكيد ، بعض الناس لا يمانعون في العمل ضمن مستوى مقبول من الضوضاء المحيطة والصوت. يمكنك أيضًا استخدام أنواع معينة من الموسيقى لمساعدتك على التركيز بعيدًا عن محيطك. أو ابحث عن مكان هادئ. في كلتا الحالتين ، الأمر متروك لك. اختر جو العمل الذي يناسبك وحاول خلقه في كل مرة تعمل فيها.
• إسناد المهام إلى آخرين:  ما زلنا بشرًا وأحيانًا لا يمكننا إكمال جميع المهام مرة واحدة. يوضح هذا أهمية تفويض بعض المهام للآخرين. تتيح لك هذه الخطوة التركيز بنسبة 100٪ على أهم مهامك. لا يعني تعيين المهام أنك لا تمتلك القدرات أو المهارات اللازمة ، بل على العكس من ذلك ، فهو يظهر أنك تدرك تمامًا قدراتك وطاقتك وتدرك حدودك.غالبًا ما يؤدي ضغط العمل إلى زيادة الإنتاجية لإكمال المزيد من المهام في الوقت المناسب.
• اجعل هذه المهارة عادة: العادات لها تأثير كبير ليس فقط على حياتنا اليومية ، ولكن أيضًا على صحتنا ومزاجنا. على سبيل المثال ، مثلما يعد التدخين عادة سيئة تؤثر على صحة ومزاج صاحبها ، يمكن أن يكون تعدد المهام عادة جيدة تؤدي إلى زيادة الإنتاجية والأداء. من خلال القيام بمزيد من المهام في نفس الوقت ، فإنك تدرب عقلك على تحويل التركيز بسرعة من مهمة إلى أخرى. مع الوقت والتكرار، يصبح فعل الأشياء عادة طبيعية.
• مراجعة الواجبات بمرور الوقت: أحد أكبر مخاطر تعدد المهام هو تأثيره المباشر على الذاكرة. الذاكرة أساسية للكفاءة والأداء. لنفترض أن عليك العمل على بعض الملفات المهمة خلال يوم حافل بالمهام الأخرى. قد تتمكن من إكمال هذه المهمة والعديد من المهام الأخرى في الوقت المناسب ، ولكن من الجيد أيضًا إلقاء نظرة أخرى في نهاية اليوم بعد الانتهاء من كل عملك. خطأ لم تلاحظه. يساعدك على تجنب ارتكاب نفس الأخطاء في المستقبل ويجعلك أكثر كفاءة أثناء تعدد المهام.
• خطط لعملك مسبقًا: لتحسين الأداء وإنجاز المزيد ، وابدأ في العمل على المهام الأكثر تطلبًا. ثم املأ الفجوات بين هذه المهام بمهام أخرى أقصر وأقل استهلاكا للوقت. أيضًا ، امنح وقتًا إضافيًا قليلاً لإكمال هذه المهام والتخطيط قبل البدء. تذكر دائمًا أنه عندما يركز أصحاب العمل على مهارات تعدد المهام ، فإن ما يقصدونه حقًا هو القدرة على تحديد الأولويات بشكل مختلف خلال فترة زمنية معينة.لا يمكنك تحقيق هذه النتيجة إلا إذا قمت بالتخطيط المسبق لكيفية القيام بذلك قبل القيام بذلك. ضع دائمًا خطة واضحة للمهام الموكلة إليك ، ولا تتسرع في العمل دون معرفة خطواتك التالية.

فهل تعتبر نفسك متعدد المهام جيدًا، أم أنك بحاجة إلى مزيد من التدريب والممارسة للوصول إلى هذه النقطة؟ إذا كنت بحاجة للتدريب فانضم إلى برامجنا التدريبية في إدارة المهام المتعددة